Julkishallinto ja tietojohtamisen sysiä ja seppiä

Tämä Samuli Pekkolan kirjoitus on alunperin julkaistu Tietoasiantuntijat-lehden numerossa 3/2014 näkökulma-palstalla
http://www.tietoasiantuntijat.fi/fi/cfmldocs/index.cfm?ID=1107

Vuonna 2010 Valtionvarainministeriö suunnitteli uudistavansa julkishallinnon hallintopolitiikkaa. Tämä ajateltiin tapahtuvan mm. ”määrittelemällä tietojohtamisen sisältö, tehtävät ja toimintatapa valtioneuvostossa, ministeriöissä, hallinnonaloilla ja kuntatasolla” sekä samalla vahvistamalla ”tietojohtamisen osaamista ja resurssien oikeaa kohdentamista”.  Nyt, keväällä 2014, on mahdollista tarkastella onko mitään tapahtunut.

Nykytila

Tietojohtaminen ilmiönä käsittää sekä tiedon johtamista että tiedolla johtamista.

Tiedon johtamista eli miten organisaatioissa olevan tiedon laatua, saatavuutta ja varastointia voidaan parantaa on edesautettu mm. tietojärjestelmiä ja toimintamalleja ja –prosesseja kehittämällä. Merkittävimpiä tehtyjä toimenpiteitä ovat mm. ICT-laki, joka ohjaa ministeriöt, kunnat ja muut julkiset kokonaisarkkitehtuurin käyttöön, erilaiset datan avaamiseen ja avoimen datan hyödyntämiseen liittyvät hankkeet, sekä isojen datamassojen, ns. big datan, hyödyntäminen päätöksenteossa. Näistä kokonaisarkkitehtuurin laatiminen on pisimmällä big datan hyödyntämiseen liittyvän teknologian hyödyntämisen ollessa aivan alkutekijöissään.

Tiedolla johtaminen on ollut huomattavasti kivikkoisempaa. Kun tiedon johtaminen on pitkälti teknisten mahdollisuuksien tarjoamista ja datan laadun parantamista, tiedolla johtaminen on asenteiden, käytänteiden, toimintatapojen ja organisaatiokulttuurien johtamista. Suomalaisesta hallintokulttuurista ja organisaatioiden historiasta johtuen jokainen toimija toimii tavallaan, kuntien ollessa lisäksi autonomisia omien tehtäviensä järjestelyissä. On totuttu ajattelemaan että kukin vastaa omasta tontistaan. Tiedolla johtamisen hyödyt ovat näin ollen jääneet vain muutaman innostuneen ja asiaan omistautuneen toimijan saavuttamiksi. Julkishallinto kokonaisuutena on unohtunut.

Muutos, sen puute ja niiden selitys

Tämä on tilanne keväällä 2014. Erilaisia sisältöjä on määritelty, koulutuksia järjestetty, lakeja säädetty sekä toimintamalleja ja tietojärjestelmiä kehitetty. Mutta onko mikään muuttunut? Onko tietojohtamisen oppeja aidosti omaksuttu ja otettu käyttöön?

Koulutukset ja lait eittämättä määrittelevät ja ohjaavat tietojohtamisen sisältöä, tehtäviä ja toimintatapoja. Tietoa siitä, mitä on tietojohtaminen ja miten se voisi hyödyntää eri toimijoita, on tarjottu ja tarjolla. Kasvatustieteellisin termein kognitiivista, tietoperusteista, oppimista ja osaamista on tapahtunut.  Lisäksi erilaisia uusia taitoja kehittää toimintaprosesseja ja tietojärjestelmiä on omaksuttu. Tästä konkreettisena esimerkkinä ovat erilaiset kansalaisille tietotekniikan avulla tarjottavat palvelut. Toisin sanoen psykomotorista, taitoperusteista, oppimista on myös tapahtunut. Asenteisiin ja vaikutuksiin ja niiden muuttamiseen liittyvä affektiivinen oppiminen on sen sijaan jäänyt hyvin pieneksi.

Muutoksen aikaansaamisen ja sillä saavutettavien vaikutusten näkökulmista affektiivinen oppiminen on kuitenkin kaikkein tärkeintä. Se, että toimijoille koulutetaan tietoja mitä on tietojohtaminen tai taitoja miten sitä voisi hyödyntää, ei riitä.

Mikäli organisaatioilla ei ole aidosti halua ja tahtoa hyödyntää saatuja tietoja ja taitoja, ne jäävät, kirjaimellisesti, mappiin pölyttymään. Tästä ehkäpä selkeimpänä esimerkkinä ovat tarinat ICT-laista ja kokonaisarkkitehtuurin edistämisestä: laki edellyttää arkkitehtuurimallien laatimista, joten ne laaditaan. Se ei edellytä niiden hyödyntämistä, joten niitä ei juurikaan hyödynnetä. Veronmaksajana kysyn miksi on laadittu laki jos sen edellyttämiä tuotoksia ei hyödynnetä. Tutkijana vastaan että vikaa ei ole laissa. Affektiivinen oppiminen ja asennekasvatus ovat jääneet tekemättä.

Affektiivisen oppimisen puute korostuu erityisesti tiedolla johtamisessa. Vaikka tietoa olisi tarjolla, sitä ei hyödynnetä. Siihen ei ehkä luoteta tai sitä ei ole saatavissa oikeaan aikaan oikeassa muodossa. Ajatellaan, että oma näppituntuma on parempi kuin tietojärjestelmistä saatava ”tieto”. Jopa 40% yritysjohtajista on epävarmoja tekemiensä päätösten luotettavuudesta sillä hyödynnetty tieto on joko ollut puutteista tai sen oikeellisuudesta ei ole ollut takeita. Tällöin asennemuutos tiedolla johtamiseen on valtava.

Jokaisesta organisaatiosta löytyy jääriä. Jäärä toteaa että näin on aina toimittu ja että tästä eteenpäin toimintaa jatketaan samalla tavalla. Tiedolla johtamisen edistäminen törmää muuriin, tai tarkemmin jäärään. Kun tietokannassa oleva data on joskus ollut huonoa, jäärän mielestä se tunkio ei siitä tonkimalla, tai paremminkin dataa siivoamalla tai louhimalla, parane. Tällöin tarjottu koulutus toimintamallin uudistamista, datan hallinnasta tai sen hyödyntämisestä, ja edelleen näiden kehittämisestä ja soveltamisesta muodostuu hukkainvestoinniksi. Mikään ei muutu.

Erityisesti jääräpäisyys näkyy julkishallinnon organisaatioissa. Niiden toimintatavat ja –kulttuurit periytyvät reilun sadan vuoden takaa jos ei jopa kauempaakin. Keskeisinä ohjaavina tekijöinä ovat resurssit, tai pikemminkin niiden puute, sekä valta ja sen menettämisen pelko. Kokonaisarkkitehtuuria ja datan hallintaan tutkiessani olen törmännyt näihin molempiin: kokonaisarkkitehtuuri on hyvä ja kannatettava asia jos siihen saa lisäresursseja – jotka voidaan sitten käyttää johonkin muuhun, ja ydintieto (masterdata) on erittäin tarpeellista niin kauan kuin juuri minä hallitsen sitä. Aloitteet saavat kannatusta niin kauan kuin oma valta ja resurssit ovat taatut – tai ideaalitilanteessa vielä entisestäänkin kasvatettu.

Mitä tehdä, minne mennä

Vuoden 2010 tavoitteita tarkastelemalla voidaan todeta määritelmien onnistuneen kohtuullisen hyvin: niin tiedon johtamista kuin tiedolla johtamisesta on koulutettu ja eri tavoin ohjeistettu. Sen sijaan osaamisen vahvistaminen ja resurssien oikea kohdentaminen ovat toistaiseksi epäonnistuneet. Perustelen tätä seuraavasti:

  • Kognitiivista osaamista on saatu lisättyä niin tiedon kuin tiedolla johtamisen osa-alueille. Tuskin kukaan, edes pahin jäärä, kyseenalaistaa tiedon merkityksen organisaation toiminnalle.
  • Psykomotorinen osaaminen, kyky soveltaa saatuja tietoja, on heikommilla kantimilla. Erilaisia malleja, arkkitehtuureja, tietojärjestelmiä, kuvauksia ja ohjeita osataan laatia yleisellä tasolla, mutta niiden soveltaminen juuri omaan organisaatioon ja sen lukuisiin tarpeisiin jää heikoksi. Esimerkiksi kokonaisarkkitehtuureja ei juurikaan hyödynnetä toiminnan tai tietojärjestelmien kehittämisessä.
  • Affektiivista osaamista ei ole saatu lisättyä. Erilaiset ja eritasoiset jäärät, niin yksilöt, osastot kuin kokonaiset organisaatiotkin, eivät halua hyödyntää ja omaksua uusia toimintamalleja ja tietojärjestelmiä. Vahvan muutosvastarinnan murtaminen on vaikeaa, sillä hyötyjen osoittaminen edes jälkikäteen on usein mahdotonta. Jääräpäisyys korostuu erityisesti tiedolla johtamisessa, jossa inhimilliset toimijat ja toimintatavat edellyttävät aktiivista muutosjohtamista. Ennen kuin jäärät saadaan tavalla tai toisella käännytettyä, on tietojohtamisen aito edistäminen erittäin vaikeaa.

Syitä on siis niin sysissä kuin sepissä, tiedoissa kuin niiden hyödyntäjissä. Erilaiset osaamisalueet korostavat tietojohtamisen toimijoiden, seppien, roolia. Kuitenkin myös sysit, tieto itsessään, edellyttävät toimenpiteitä. Niin kauan kuin organisaatioissa olevan tiedon laatu on heikkoa, siihen ei uskalleta luottaa. Koska laatu on heikkoa ja luottamus matala, ei tiedolla johtamista uskalleta kehittää. Koska sitä ei kehitetä, ei tietojohtamisesta saada täyttä hyötyä, ja koska hyötyjä ei saada osoitettua, jäärät vastustavat. Koska jäärät vastustavat, esimerkiksi datan hallintakäytänteitä on mahdoton kehittää ja jalkauttaa. Tiedon laatu pysyy edelleen heikkona.

Kyseessä on mitä perinteisin muna-kana-ongelma. Mutta koska jostain on aloitettava, ehdotan helpointa: tiedon johtamista sen konkreettisuuden takia. Laitetaan datan laatu ja sen varmistavat prosessit kuntoon. Tällöin tiedolla johtamisessa tarvittavat tiedot ovat oikeita ja siitä saatavien hyötyjen pikainen osoittaminen mahdollista. Tätä on jo tehty, mutta pahasti aliresursoidusti ja resursseja kognitiiviseen osaamiseen keskittäen. Myös tiedon johtaminen edellyttää oikeaa asennetta, motivaatiota ja toimintaa. Tiedon johtajien pitäisi myös ymmärtää iso kuva: miksi tätä teen ja mitä hyötyä näistä malleista, arkkitehtuureista ja ohjeista on ei pelkästään itselle, vaan myös edustamalleni organisaatiolla, julkiselle sektorille sekä laajemmin koko yhteiskunnalle.

Nyt nämä miksi-kysymykset jäävät vastaamatta. Vaarana onkin koko tietojohtamisilmiön tyrmääminen: siitä ei saatu hyötyjä vaikka rahaa paloi. Kokeillaan seuraavaksi jotain muuta.

Samuli Pekkola
Professori
NOVI tutkimuskeskus