Helikopteriperspektiivi säästää rahaa

Julkisessa taloudessa voidaan säästää parhaiten, jos palvelujen tuottajat kannustetaan ajattelemaan kokonaisuutta eikä vain omaa yksikköään.

Hallituksella on edessään kova urakka julkisen talouden kestävyysvajeen korjaamisessa. Hallitusohjelmassa niin yksityisen kuin julkisen talouden tuottavuuden parantaminen nousee keskeiseksi välineeksi, jolla hyvinvointiyhteiskunnan tulevaisuus taataan.

Tuottavuuskeskustelussa on usein negatiivinen sävy. Keskustellaan menoleikkauksista ja veronkorotuksista. Molemmat ovat kuntalaisen kannalta huonoja: joudutaan maksamaan lisää veroja tai palvelutaso heikkenee – tai sekä että.

Kestävyysvajetta – tulojen ja menojen välistä kuilua – voidaan kuitenkin kuroa umpeen kolmella keinolla: leikataan menoja (tarjotaan vähemmän palveluita), lisätään tuloja (korotetaan veroja), parannetaan tuottavuutta (tuotetaan palvelut fiksummin ja tehokkaammin).

Tuottavuuden kehittäminen lienee kuntalaisen näkökulmasta mielekkäin tapa kuroa kiinni kestävyysvajetta. Hallitusohjelmassa tuottavuuden kehittämistä lähestytään kahdesta näkökulmasta. Järjestelmätasolla puhutaan hallinnon rakenteiden uudistamisesta ja yksilötasolla työelämän kehittämisestä.

Järjestelmätasolla tarkoitetaan palveluiden ja niiden tuottamiseen osallistuvien tahojen kokonaisuutta. Siinä tuottavuuden kehittämisen esteenä ovat järjestelmän monimutkaisuus sekä johtamismallien ja käytäntöjen puuttuminen. Olemassa olevat mallit tukevat yksittäisen organisaation tai toiminnon kehittämistä, mikä ei aina edesauta järjestelmän kokonaisuuden toimivuutta.

Ongelmaa voidaan havainnollistaa asunnottomien palveluiden kautta. Tampereella oli viime vuoden lopulla yli 400 asunnotonta. Erityisen haasteellinen ryhmä ovat pitkäaikaisasunnottomat, joiden määrä on onneksi ollut vähenemään päin.

Asunnottomuuden aiheuttamia kokonaiskustannuksia on vaikea hahmottaa, koska asunnottomat käyttävät monenlaisia, eri tahojen tuottamia palveluita. Tyypillisesti asunnottomat käyttävät pelastuslaitoksen (ambulanssikuljetukset), poliisin (säilöönotot), päihdepalveluiden (asuntolat) ja terveyspalveluiden (käynnit ensiavussa) tarjoamia palveluita.

Jos halutaan kehittää asunnottomien palveluita ja tehdä niihin liittyviä rakenteellisia uudistuksia, on tärkeää pystyä hahmottamaan, miten ne heijastuvat koko järjestelmään. Tehty uudistus voi lisätä joidenkin palveluiden tarvetta ja vastaavasti vähentää toisten.

Yksittäisen palveluntarjoajan näkökulmasta on mahdoton saada kuvaa muutoksen kokonaisvaikutuksista. Tarvitaan eräänlainen helikopteriperspektiivi, josta koko järjestelmää tarkastellaan.

Esimerkiksi Tampereella A-killan tarjoama niin sanottu asunto ensin -mallin mukainen palvelu on osoittautunut järjestelmätason tarkastelussa hyvin kustannustehokkaaksi ja samalla asiakkaiden kannalta laadukkaaksi. Ongelmana on, kuka ottaisi vastuun järjestelmätason tuottavuuden seurannasta ja kehittämisestä.

Hiljattain päättynyt Helsingin kaupungin sosiaaliviraston palvelujärjestelmää tarkastellut tutkimus tarjoaa joitakin havaintoja kokonaisuuden johtamisesta.

Helsingin kaupungilla on satoja organisaatioyksiköitä tuottamassa monenlaisia hyvinvointipalveluita. Lisäksi sadat yksityiset ja kolmannen sektorin organisaatiot tuottavat kaupungin tilauksesta vastaavia palveluita.

Tästä syntyy monimutkainen toimijoiden ja palvelusuoritteiden verkosto, jonka tuottavuudesta on vaikea saada minkäänlaista käsitystä. Palvelujärjestelmän laajuus ja monimutkaisuus saa aikaan monia ongelmia.

Tutkimustulosten mukaan sosiaaliviraston viranhaltijoiden ja ulkopuolisten palveluntuottajien käsitykset järjestelmästä ja sen tavoitteista ovat hyvin erilaisia.

Palveluntuottajat kertoivat, että heille tulee usein tilanteita, joissa he havaitsevat järjestelmän toiminnassa ongelmia tai mahdollisuuksia kehittämiseen. Heillä ei kuitenkaan ole kannusteita tai toimivia kanavia kertoa ideoista palvelun tilaajalle.

Ajattelussa korostuu omien asiakkaiden palveleminen sekä oman yksikön toiminnan kehittäminen ja turvaaminen – ei kokonaisuuden kannalta parhaiden ratkaisujen etsiminen. Tilaajan eli kunnan nähdään kilpailuttavan liian lyhytnäköisesti ainoastaan kustannusten perusteella.

Tuottavuuden kehittämisen haasteena onkin saada aikaan asetelma, jossa palveluntuottajien kannattaa lähteä aktiivisesti kehittämään kokonaisuutta.

Helsingin kaupungin sosiaalivirastossa on alettu määrätietoisesti kehittää tuottavuuden johtamista ja kehittämistä. Palvelujärjestelmän toimijoita ja niiden rooleja kuvaava arvoverkko on määritelty, ja mallinnusta käytetään viestinnän tukena hahmotettaessa laajaa toimintakenttää.

Työ on vielä kesken, eivätkä kaikkien palveluntuottajien roolit ole vielä täysin kirkastuneet suhteessa arvoverkon kokonaisuuteen. Myös tavoitteet ja yhteiset arvot ovat vasta täsmentymässä. uitenkin arvoverkkoajattelun kaltainen malli on lupaava merkki siitä, että järjestelmätason tuottavuushaaste on otettu vakavasti.

Myös Tampereella on otettu vastaavia askelia palvelujärjestelmän uudelleenorganisoinnissa. Muun muassa uudenlaisia mittaamisen käytäntöjä kehitetään parhaillaan.

Helsingin esimerkki osoittaa, että rakennemuutosten lisäksi palvelujärjestelmän eri tasoilla tarvitaan osallistavia johtamisen käytäntöjä. Niiden tulee kannustaa vastuunottoon – ei vain omasta työsuorituksesta vaan myös kokonaisuuden toimivuudesta.

Keskeisenä edellytyksenä on tuottavuustietoisuuden parantaminen. Se tarkoittaa ymmärrystä tavoitteista, nykyisestä suoritustasosta ja kehittämisen keinoista.

Tuottavuustietoisuuden ja tuottavuuden kehittämisessä on käytännössä kyse yhteisten tavoitteiden asettamisesta ja kommunikoinnista sekä sellaisten yhteistyökäytäntöjen rakentamisesta, että palvelujärjestelmä kokonaisuutena kykenee vastaamaan yhä kasvaviin asiakastarpeisiin.

Yhteenvetona voidaan todeta, että kuntapalveluissa on suuri mahdollisuus tuottavuuden parantamiseen, mutta sen lunastaminen edellyttää johtamismallien ja toimintatapojen muuttamista järjestelmätasoisen tuottavuusajattelun suuntaan.

Julkaistu Aamulehdessä 17.10.2011.

Kirjoittajat: Professori Antti Lönnqvist ja Tutkijatohtori Harri Laihonen, Tampereen teknillinen yliopisto, Tiedonhallinnan ja logistiikan laitos