Yksityisyys - Tampereen teknillinen yliopisto

Tampereen teknillisen yliopiston yleinen tietosuojailmoitus

Tampereen teknillinen yliopisto (TTY-säätiö sr,  Y-tunnus 2286106-3, ”TUT”,   ”yliopisto”) käsittelee toiminnassaan muun muassa opiskelijoiden, henkilöstön, vierailijoiden, asiakkaidensa ja sidosryhmien henkilötietoja. Yliopisto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja on sitoutunut tietosuojakäytäntöihin, jotka takaavat mahdollisimman korkean tietosuojan tason. Tässä tietosuojan yleisselosteessa on kuvattu pääpiirteissään ne käytännöt, joita yliopisto noudattaa suorittamassaan henkilötietojen käsittelyssä.

Yliopisto myös raportoi säännöllisesti tietojenkäsittelystään yliopiston tietotilinpäätöksessä (pdf/julkaistu 25.5.2018).

Huomaathan, että tätä ja muitakin tietosuojailmoituksia saatetaan päivittää ajoittain. Ajantasaisen version yliopiston tietojenkäsittelykäytännöistä löydät aina tältä samalta verkkosivultasivulta.

Yleinen tietosuojailmoitus

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yliopisto on tietoyhteisö. Yliopisto käsittelee henkilötietoja useisiin eri tarkoituksiin (käsittelyn oikeusperuste huomioiden), kuten:

  • Lakisääteinen velvoite: Yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi lakisääteisiä velvoitteita noudattaakseen. Tällä perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä tapauksen mukaan esimerkiksi työnantajavelvoitteiden täyttämiseen (henkilöstö), opetuksen ja sen tukitoimintojen järjestämiseen (opiskelijat), yliopistoyhteisön turvallisuuden ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseen, lakisääteisten raportointivelvoitteiden täyttämiseen ja viranomaisvaatimuksiin vastaamiseen.

 

  • Yliopiston oikeutettu etu: Yliopisto voi säilyttää ja käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, kun se on tarpeen yliopiston intressien toteuttamiseksi. Tällä perusteella voimme muun muassa lähettää sinulle yliopiston toimintaa koskevia tiedotteita ja huolehtia yliopiston toiminnan ja palvelujen analysoinnista, ylläpidosta ja kehittämisestä.

 

  • Yleisen edun mukainen tehtävä tai julkisen vallan käyttö: Yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi silloin, kun käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, kuten esimerkiksi tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen, tilastointiin tai arkistointiin, tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

  • Suostumus: Yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla. Suostumuksen perusteella henkilötietoja käsitellään säännönmukaisesti esimerkiksi uutiskirjeiden vastaanottajarekistereissä. Mikäli tietojasi käsitellään suostumuksen perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tietojesi käsittely on tällöin lopetettava, ellei yliopistolla ole muuta laillista perustetta henkilötietojesi käsittelyyn.

  • Sopimus: Yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä olet osapuolena tai pyynnöstäsi sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Tällä perusteella voimme käsitellä esimerkiksi palvelujemme käyttäjien tai sidosryhmäasiakkaidemme edustajien henkilötietoja, tai esimerkiksi työnhakijoidemme henkilötietoja. Sopimuksen perusteella yliopisto voi käsitellä ainoastaan niitä tietoja, jotka ovat tarpeen sopimuksen tekemistä tai täytäntöön panemista varten.

 

  • Elintärkeä etusi: Poikkeustilanteissa yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeen kiireelliseen ongelmaan puuttumisen vuoksi tai vähentää sinulle mahdollisesti aiheutuvaa vahinkoa. Tällainen käsittely palvelee elintärkeää etuasi.

 

2. Mitä tietoa keräämme?

Yliopiston keräämät henkilötiedot riippuvat käsittelyn tarkoituksesta ja käsittelyperusteesta (yllä). Yliopisto voi kerätä esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä, mikäli se on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen:

 

  • henkilön perus- ja tunnistetiedot, kuten nimitiedot, henkilötunnus, osoite- ja yhteystiedot;

  • opiskelijoiden opinto-oikeuteen, opiskeluun liittyviin etuuksiin, opintosuorituksiin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot

  • henkilöstön työsuhdetiedot (mm. työsuhteen muoto, kesto, nimike, yksikkö, palkka- ja palkkiotiedot, lomaoikeutta koskevat tiedot)

  • yliopiston turvallisuuden ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät tiedot (mm. yliopistoyhteisön jäsenten kulkuoikeudet, kameravalvonta, tilojen varaus- ja käyttötiedot)

  • yliopiston palveluiden (mukaan lukien tämä verkkosivu) käytöstä ja havainnoinnista johdetut tiedot, kuten evästetiedot ja yliopiston tilojen varaus- ja käyttötiedot.

  • tutkimuksen, tilastoinnin tai arkistoinnin kannalta tarpeelliset tiedot (tiedot tehdään tunnisteettomiksi, eli sinua ei voida niistä tunnistaa, siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta mahdollista).

 

3. Julkisten sivujen evästekäytännöt

Yliopiston internet-sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Evästeet ovat pieniä, käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden keräämiä tietoja käytetään palvelun käytön analysoimisessa, palvelun kehittämisessä sekä verkkomarkkinointia varten.

Käytämme sekä ensimmäisen osapuolen (TTY:n määrittämiä) että kolmannen osapuolen evästeitä (muun kuin TTY:n määrittämiä evästeitä, jotka välittävät tietoja kyseiselle kolmannelle osapuolelle, kun vierailet TTY:n sivustossa).

  • Ensimmäisen osapuolen evästeitä (TTY:n asettamat evästeet) tarvitaan joidenkin sivuilla olevien lomakkeiden toimintaan (esimerkiksi palautelomake). Emme käytä evästeitä henkilöllisyytesi selvittämiseen ja tiedot eivät ole yhdistettävissä henkilötietoon, ellet vapaaehtoisesti lähetä meille näitä tietoja. Lisäksi ensimmäisen osapuolen evästeitä tarvitaan päivittäjien kirjautumisessa sivuston ylläpitokäyttöliittymään.

Kolmannen osapuolen verkkoanalytiikkaratkaisujen toimittajat: Sivujemme sisällön ja käytettävyyden kehittämiseksi käytämme sivustollamme kolmannen osapuolen evästeitä (kuten Google Analytics ja Snoobi Analytics), joiden avulla saamme tietoja esimerkiksi sivustomme käytöstä, sivustollamme vierailevien käyttäjien päätelaitteista ja selaimesta. Käytämme kolmannen osapuolen evästeitä myös markkinoinnin kohdentamiseen.

Sivuillamme on lisäksi linkkejä kolmannen osapuolen palveluihin sekä yhteisöliitännäisiä, kuten Facebook, Twitter, Instragram, LinkedIn ja YouTube. Näiden sisältö tulee suoraan kolmannen osapuolen palvelusta ja nämä kolmannet osapuolet voivat kerätä tietoa kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien yksityisyydensuojaa koskevien ehtojensa mukaisesti. Yliopiston sivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttöehtoja.

Jos et halua poistaa kaikkea evästeseurantaa käytöstä (selaimen asetuksista), voit kieltää seurannan tietyiltä kolmansien osapuolten evästeiltä.

Alma Media
http://www.iab.fi/digimainonnan-abc/oba-mainonta.html

Facebook
www.youronlinechoices.com/fi

Google Analytics
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Instagram
www.networkadvertising.org/managing/opt_out.asp | www.aboutads.info | youronlinechoices.eu/fi

LinkedIn
https://www.linkedin.com/settings/enhanced-advertising

Microsoft

Sanoma
https://oma.sanoma.fi/sanoma-tili/kohdentamisvalinnat

Snoobi Analytics
https://www.fonecta.fi/info/hyodyllista-tietoa/tietoa-evasteista/

Twitter
https://twitter.com/settings/account

YouTube
https://www.google.com/intl/fi/policies/privacy/#infochoices

 

Your Online Choices -palvelun avulla voit tutustua verkkomainontaan ja yksityisyydensuojaan ja hallita niihin liittyviä asetuksia: www.youronlinechoices.com/fi

Käyttämällä sivustoamme hyväksyt evästeiden käytön. Halutessasi voit estää evästeiden käytön selaimesi asetuksissa.

 

4. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

 

Yliopisto käsittelee henkilötietoja lähtökohtaisesti ainoastaan yliopiston organisaation sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se tietojen käsittelytarkoituksen kannalta on tarpeen. Yliopisto luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

  • Suostumuksellasi: Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen (kuten sähköpostilistalle liittymisen yhteydessä, yliopiston tutkijalle tarjoamien näkyvyyspalvelujen yhteydessä tai muissa tilanteissa).

  • Yliopiston järjestelmätoimittajille ja palveluntarjoajille: Yliopisto voi ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyä ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle tai palveluntarjoajalle erillisellä toimeksiantosopimuksella. Henkilötietojen käsittely tapahtuu tällöin yliopiston puolesta ja lukuun, ja yliopiston määrittämän tarkoituksen toteuttamiseksi. Yliopisto säilyy henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Yliopisto ja palveluntarjoaja vastaavat yhdessä henkilötietojesi käsittelyn asianmukaisuudesta.

    Henkilötietojasi luovutetaan ainoastaan siinä laajuudessa kuin yliopistoon sopimussuhteessa oleva järjestelmätoimittaja tai palveluntarjoaja tarvitsee voidakseen tarjota palveluita yliopistolle yliopiston määrittämiin tarkoituksiin.

    Mikäli käsittelyä ulkoistetaan, yliopisto käyttää ainoastaan sellaisia käsittelijöitä, jotka kykenevät toteuttamaan lainsäädännön vaatimat ja riittävät organisatoriset ja tekniset toimet henkilötietojesi käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.

  • Yhteistyötahoille: Yliopisto toimii kiinteässä yhteistyössä eri yhteistyötahojen kanssa osallistumalla mm. kotimaisten ja ulkomaisten tutkimus- tai opetuskeskusten toimintaan, opetusyhteistyöhön, rekisteröidylle hyödyllisten yhteispalvelujen (kuten liikuntapalvelujen) tarjoamiseen ja ylioppilaskuntayhteistyöhön. Yhteistoiminta saattaa edellyttää tiedon vapaata liikkuvuutta yhteistyöorganisaatioiden välillä. Henkilötietojasi luovutetaan ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhteistyön tai yhteispalvelun toteuttamiseksi.

 

  • Tutkimuskäyttöön: Yliopisto voi luovuttaa tietoja tutkimustarkoitukseen tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

 

  • Oikeudellisista syistä: Yliopisto voi jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeen muun muassa soveltuvan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen täyttämiseksi, tai esimerkiksi väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseksi, estämiseksi tai selvittämiseksi. Yliopisto informoi sinua aina tällaisesta henkilötietojen käytöstä, jos se on mahdollista.

  • Julkisuuslain velvoitteiden toteuttamiseksi: Yliopiston toimintaan sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tällöin yliopiston hallussa olevat asiakirjat ja henkilörekistereihin sisältyvät tiedot ovat Suomen perustuslakiin sisältyvän julkisuusperiaatteen ja julkisuuslakiin kirjatun pääsäännön mukaan julkisia, jollei niitä ole julkisuuslaissa tai muualla laissa säädetty salassa pidettäviksi. Tietojen antamisessa julkisuuslain perusteella noudatetaan julkisuuslain säännöksiä ja rajoituksia.

     

5. Kansainväliset tietojen siirrot

Yliopisto varmistaa oletusarvoisesti, että henkilötietojesi käsittely tapahtuu EU- tai ETA-alueella. Yliopiston palveluita tai toimintoja saattaa kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia palveluntarjoajia, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, esimerkiksi Yhdysvaltoihin. Tietosuoja-asetus asettaa tiukat kriteerit henkilötietojen siirrolle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön vaatimuksista. Yliopisto sitoutuu tällöin noudattamaan vaatimuksia henkilötietojen suojan riittävästä tasosta, ja sitouttaa soveltuvin osin käyttämänsä järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat huolehtimaan vastaavista tietosuojavelvoitteista.

 

6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietosuojatyö on sisällytetty yliopiston toimintaan kiinteänä osana yliopiston tietoturvatyötä ja yleishallintoa. Yliopiston käsittelemät henkilötiedot kerätään ja niitä käsitellään ainoastaan sellaisissa järjestelmissä ja tietokannoissa, jotka noudattavat yliopiston tietoturvakäytäntöjä. Henkilötiedot sijaitsevat tällöin lukituissa ja vartioiduissa tiloissa tai käyttöoikeudeltaan rajoitetuissa järjestelmissä ja tietokannoissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden on tarpeen käsitellä tietoja työtehtäviensä toteuttamiseksi tai yliopiston palvelun tarjoamiseksi. Tietojen urkkiminen tai käyttö muuhun kuin yliopiston määrittämään tarkoitukseen on ankarasti kielletty.

 

7. Oikeutesi rekisteröitynä

Siltä osin kuin yliopisto toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä, sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihisi): Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään tai saada vahvistus, että sinua koskevia tietoja ei käsitellä.

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan. Ellei yliopisto hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

  • Oikeus tietojesi poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi): Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua yliopiston rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Siirto-oikeus ei siis koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

  • Vastustamisoikeus: Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

    Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

 

  • Oikeus tehdä valitus viranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä.

 

8. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Yliopiston tavoite on tehdä henkilötietojen hallinnasta rekisteröidyilleen mahdollisimman helppoa. Yliopiston opiskelijoilla, henkilöstöllä ja vierailijoilla on yliopiston käyttäjätunnuksilla mahdollisuus tarkastaa perustietonsa seuraavien itsepalvelujärjestelmien kautta (käyttö vaatii kirjautumisen):

 

Henkilöstö ja vierailijat:

HR SUITE – henkilöstötietojärjestelmä http://www.tut.fi/hrsuite  

Opiskelijat ja vierailijat:

POP –Personoitu opiskelijaportaali http://www.tut.fi/pop

Yliopiston intranet-sivulla ylläpidetään lisäksi päivitettävää listaa muista yliopiston itsepalvelujärjestelmistä, joista yliopistoyhteisön jäsenet voivat omilla käyttäjätunnuksillaan tarkistaa henkilötietonsa.

Muut kuin itsepalvelujärjestelmien kautta toteutettavissa olevat tarkastuspyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tehdään keskitetysti yliopiston IT-Helpdeskiin henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan pyyntöä esitettäessä ja ennen tietojen antamista, jotta yliopisto voi varmistua siitä, että rekisteröidyn henkilötiedot luovutetaan ainoastaan rekisteröidylle itselleen. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään EU-ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti.

Pyyntöihisi vastataan kuukauden kuluessa, tai jos perustellusta syystä tämä on mahdotonta, sinulle ilmoitetaan kuukauden kuluessa käsittelyn viivästymisestä ja sinulle kerrotaan viivästymisen syy. Pyyntöihisi vastataan kuitenkin aina viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

 

9. Miten voin ottaa yhteyttä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä?

 

Rekisterinpitäjänä toimii Tampereen teknillinen yliopisto (TTY-säätiö sr, Y-tunnus 2286106-3), Korkeakoulunkatu 10, 527, 33101 Tampere.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen III luku) koskevat pyynnöt käsitellään keskitetysti TTY:n IT Helpdeskin kautta: Korkeakoulunkatu 10, 33720 Tampere, Kampusareenan, 2. krs.

Mikäli sinulla on muita kysymyksiä yliopiston suorittamasta henkilötietojen käsittelystä, voit olla sähköpostitse yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavana toimivaan henkilöön dpo@tut.fi. Huomaathan, että tietosuoja-asetuksen siirtymäajan päättyminen ja sen soveltamisen alkaminen sekä kesälomat saattavat aiheuttaa ruuhkaa yliopiston tietosuoja-asioita käsittelevälle henkilöstölle, minkä vuoksi vastausajoissa saattaa olla huomattavaakin viivettä.

 

 

Opiskelijoiden tietosuojailmoitus

Tässä nykyisille ja entisille opiskelijoille suunnatussa tietosuojailmoituksessa kuvataan yliopiston tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat opintoihin liittyviä henkilötietoja.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi

  1. opiskeluoikeutesi toteuttamiseksi ja osoittamiseksi sekä opetuksen järjestämiseksi,
  2. opintosuoritustesi ja suorittamiesi tutkintojen hallintaan ja tilastointiin,
  3. opetuksen kehittämiseen sekä
  4. opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi.

Lisäksi voimme käyttää tietojasi

  1. tieteelliseen tutkimukseen ja
  2. opintoihin liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Oikeutemme käsitellä henkilötietojasi opiskelijana perustuu

  • lakisääteiseen velvoitteeseen (Yliopistolaki 558/2009, tarkoitukset 1, 2, 3),
  • yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (4, 5),
  • sopimukseen (4),
  • suostumukseen (6) tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (6).

 

Pääasialliset säädökset

  • Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
    • Yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen ja sitä aikaisemmat teknillistieteellisiä, kauppatieteellisiä ja taideteollisia tutkintoja koskevat asetukset
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Mitä tietoja sinusta keräämme?

Käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoryhmiä:

  • Perustiedot: yksilöivät tiedot (nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero) sekä sinua koskevat tausta- ja yhteystiedot
  • Opiskeluoikeudet
  • Lukukausi-ilmoittautumiset
  • Ylioppilaskunnan jäsenyys
  • Opintosuoritukset (ml. esimerkiksi opinnäytteet, tenttivastaukset ja muut opintosuoritusten arvioimiseksi suoritetut tehtävät)
  • Suoritetut tutkinnot
  • Tentteihin ja opintojaksoille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot
  • Sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot
  • Erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot
  • Opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen ja tukemiseen liittyvät tiedot
  • Antamasi palautteet
  • Harjoitteluun liittyvät tiedot
  • Opiskeluvaihtoon liittyvät tiedot
  • Apurahoihin liittyvät tiedot
  • Vilpilliseen toimintaan tai kurinpitoon liittyvät päätöstiedot

Lisäksi sinua koskevia tietoja voidaan käsitellä

  • Tiloja, turvallisuutta ja valvontaa koskevissa palveluissa
  • Kirjaston palveluissa
  • It-palveluissa
  • Henkilöstö- ja talouspalveluissa

Miten keräämme tietojasi?

Keräämme sinua koskevia tietoja suoraan sinulta itseltäsi ja seuraavista tietolähteistä:

  • Kansalliset tai yliopiston omat hakujärjestelmät
  • Kansainväliset hakujärjestelmät
  • Toinen kotimainen tai ulkomainen korkeakoulu vaihtojärjestelmän kautta
  • Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
  • Yliopiston henkilöstö

Lisäksi päivitämme perustietojasi väestötietojärjestelmästä.

Tiedot voivat olla myös yliopiston käyttöösi tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai käytössämme olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietojasi käsitellään järjestelmissä yksinomaan niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty.

Opiskelijoiden henkilötietoja käsittelevät eri opinto- ja opiskelija-asioihin liittyvissä prosesseissa ainoastaan ne yliopiston tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Käyttö- ja lukuoikeudet tietojärjestelmiin määritetään ja myönnetään aina työtehtävän edellyttämässä laajuudessa ja vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat ko. tietojärjestelmän sisältämän henkilörekisterin tietoja heille annetun tehtävän hoitamiseksi.

Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tilastointi- tai tutkimustarkoituksiin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi (anonymisoidaan), niin ettei yksittäinen opiskelija ole niistä tunnistettavissa. Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

Erityistarpeisiin tai -järjestelyihin liittyviä tietoja (esim. esteettömyys) käytämme ainoastaan kyseiseen tarkoitukseen ja noudatamme niiden käsittelyssä erityistä huolellisuutta.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

1) Luovutamme henkilötietojasi lakiin perustuen säännönmukaisesti:

  • Kansaneläkelaitokselle (Opintotukilaki 65/1994)
  • työvoimaviranomaiselle (Työttömyysturvalaki 1290/2002, Laki julkisesta työvoimapalvelusta 1295/2002)
  • yliopiston ylioppilaskunnalle (Yliopistolaki 558/2009)
  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (Terveydenhuoltolaki 1326/2010, Valtioneuvoston asetus 380/2009, Tartuntatautilaki 1227/2016)
  • Opetus- ja kulttuuriministeriölle (Yliopistolaki 558/2009)
  • Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004)
  • Opetushallitukselle (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)
  • Valviralle (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä, laki 559/1994, asetus 564/1994)

 

2) Ulkopuolisille palveluntarjoajille ja järjestelmätoimittajille, joiden kanssa yliopisto on tehnyt henkilötietojen käsittelyä koskevan toimeksiantosopimuksen. Yliopisto ostaa tiettyjä henkilötietojen käsittelypalveluita luotettavilta kumppaneilta. Olemme valinneet kumppaneiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja pystyvät huolehtimaan sinun oikeuksiesi toteutumisesta.

 

3) Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi:

  • tieteellistä tutkimusta varten;
  • julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön nojalla;
  • muille suomalaisille tai ulkomaalaisille korkeakouluille vaihto-opiskeluun tai opetusyhteistyöhön liittyen opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi;
  • EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvan vaihto-opiskelun toteuttamiseksi, kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi;
  • asunto-oikeuden varmistamiseksi ja toteuttamiseksi;
  • yhteystietojasi yliopiston ulkopuolelle suostumuksellasi
    • opiskeluun liittyviin tarkoituksiin,
    • kyselytutkimuksiin ja markkinointiin ja
    • rekrytointitarkoituksiin

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan.

Pysyvä säilytys (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 25 ja 27 §), edellä luokat 1-3 (perustiedot, opinto-oikeudet, opintosuoritukset) pääosin:

  • oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
  • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
  • tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen.

Muut säilytysajat perustuvat yliopiston tiedonhallintasuunnitelmaan tai muuhun yliopiston vahvistamaan säilytysajan määrittämisperusteeseen.

Suostumuksesi perusteella kerättyjä tai käsiteltäviä tietojasi säilytämme toistaiseksi tai kun perut suostumuksen, ellei käsittelylle ole muuta laissa säädettyä perustetta.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa opiskeluun liittyvässä järjestelmästä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.

Yliopisto toimittaa pyynnöstäsi tietosi sinulle mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Tietosi toimitetaan sinulle lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli pyydät useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai jos esität tietopyyntöjä toistuvasti, yliopisto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa yliopisto perustelee tekemänsä ratkaisun.

Mikäli yliopisto ei toimita tietoja, annetaan asiasta sinulle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.

Ellei yliopisto hyväksy oikaisupyyntöäsi, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla tiedotamme sinua oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua yliopiston rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojesi säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Sinulla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Sinulla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Useassa järjestelmässä voit tarkastella kirjautuneena käyttäjänä omia tallennettuja tietojasi. Yhteystietojasi voit päivittää itse opiskelijan sähköisessä palvelussa:

POP –Personoitu opiskelijaportaali http://www.tut.fi/pop.

Yliopiston intranet-sivulla ylläpidetään lisäksi päivitettävää listaa muista yliopiston itsepalvelujärjestelmistä, joista yliopistoyhteisön jäsenet voivat omilla käyttäjätunnuksillaan tarkistaa henkilötietonsa.

Koottuja opintotietojasi voit tarkastella myös kansallisen Opintopolku.fi-portaalin kautta: https://opintopolku.fi. Huomaathan, että opintopolku on Opetushallituksen ylläpitämä portaali. Yliopisto ei hallinnoi portaalia eikä vastaa sen toiminnasta. Portaalin käyttöön liittyvät kysymykset on kohdistettava portaalin ylläpitäjälle.

Muut kuin itsepalvelujärjestelmien kautta toteutettavissa olevat tarkastuspyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tehdään keskitetysti yliopiston IT-Helpdeskiin henkilökohtaisen käynnin yhteydessä (Korkeakoulunkatu 10, 33720 Tampere, Kampusareenan, 2. krs). Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan pyyntöä esitettäessä ja ennen tietojen antamista, jotta yliopisto voi varmistua siitä, että rekisteröidyn henkilötiedot luovutetaan ainoastaan rekisteröidylle itselleen. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään EU-ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti.

Pyyntöihisi vastataan kuukauden kuluessa, tai jos perustellusta syystä tämä on mahdotonta, sinulle ilmoitetaan kuukauden kuluessa käsittelyn viivästymisestä ja sinulle kerrotaan viivästymisen syy. Pyyntöihisi vastataan kuitenkin aina viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:
Tampereen teknillinen yliopisto (TTY-säätiö sr, Y-tunnus 2286106-3)
Käyntiosoite: Korkeakoulunkatu 10, 33720 Tampere
Postiosoite: PL 527, 33101 Tampere
Sähköposti: tty.asiointi@tut.fi
Puh. 03 311 511
Tietosuojavastaava: Olli Repo (dpo@tut.fi)

Päivittäjä: Mika Puonti, 08.10.2018 13:46.
Sisällöstä vastaa: Repo Olli
Asiasanat: tietojärjestelmät, tietoa tty:stä