Uutiset ja tapahtumat - Tampereen teknillinen yliopisto

Tiedon hallinnasta tulossa kriittinen menestystekijä vesihuoltolaitoksissa

Vesihuoltolaitoksilla on valtava määrä dataa ja tietoa. Tietojärjestelmien lisäksi on paljon myös ylös kirjaamatonta aineistoa, hiljaista tietoa. Tiedon hallinnasta onkin tulossa kriittinen menestystekijä vesihuoltolaitoksissa.

Vesihuoltolaitosten toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti niin Suomessa kuin maailmallakin ja niiden henkilöstö suhteellisesti ikääntyy. Vesihuoltolaitosten pyrkimys parempaan ja kestävämpään toimintaan edellyttää tiedon hallintaa sekä hiljaisen tiedon keruuta ja siirtoa uudelle työntekijäpolvelle.

TkL Sirpa Sandelin tutki väitöskirjatyössään keskisuuressa vesihuoltolaitoksessa seuraavia asioita: (1) Mitä tietämyksenhallinnalla käsitteellisesti ymmärretään, mitä hiljainen tieto on, miten se ilmenee ja siirtyy, mitkä tekijät vaikuttavat sen jakamiseen ja miten se on otettu huomioon organisaation toiminnassa; (2) Mitkä ovat vesialan henkilöstön tiedonhankintatavat ja –lähteet; sekä (3) Miten vesihuoltolaitos on verkottunut ja mikä merkitys verkostoilla on ammatillisesti sen työntekijöille ja koko laitokselle.  Laadullisen pitkittäistutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa vuonna 2004 haastateltiin 61 ja vuonna 2013 toisessa vaiheessa 33 vesihuoltolaitoksen työntekijää. Lisävahvistusta tuloksille hankittiin vuosina 2010 ja 2011 työpajoissa, joihin osallistui yhteensä 37 vesihuoltosektorin toimijaa.

Vuonna 2004 vesilaitoksen henkilökunta tulkitsi tietämyksenhallinnan lähinnä merkitsevän asioista tiedottamista. Käsitys tietämyksenhallinnasta oli muuttunut seurantajakson aikana, ja vuonna 2013 se ymmärrettiin henkilökohtaiseksi omaisuudeksi. Henkilökunta oli ylpeä osaamisestaan ja tiedoistaan, jotka olivat kriittistä, teknistä tietoa laitoksen prosesseista ja toiminnasta.  Informaatiota ja tietoa jaettiin yhdessä työskentelemällä, epävirallisissa keskusteluissa, kokouksissa, tarinankerronnassa, mentoroinnissa, mestari-kisällisuhteessa ja audiovisuaalisin keinoin.  Tutkimuksessa ilmeni useita syitä siihen miksi tietoa ei oltu kuitenkaan valmiita jakamaan, mm. ajan puute, tärkeämpinä pidetyt tehtävät, organisaatiorakenteet, asenteet ja tiedon jakamiskulttuuri, sukupolven välinen kuilu ja haluttomuus tiedon jakamiseen.

Hiljaista tietoa arvostettiin, ja se liitettiin vuosien kuluessa hankittuun osaamiseen ja tietoon. Hiljaista tietoa jaettiin päivittäisten tehtävien yhteydessä ja erityisesti poikkeustilanteisiin liittyen. Henkilökunta oli huolissaan eläköitymisestä ja tiedon katoamisesta. Eläköityvillä oleva tieto menetetään, mikäli tiedon keräämiseen ei kiinnitetä ajoissa huomiota.

Informaation ja tiedon tarpeet vaihtelivat työntekijäryhmittäin ja tehtävittäin. Miltei kaikki työntekijät (yli 90 %) tarvitsivat laitteiden teknisiä tietoja, ja lainsäädäntöön liittyvää tietoa tarvitsi liki 60 % henkilökunnasta. Tutkimuksen mukaan henkilökohtaisten tiedostojen ja materiaalien, internetin ja intranetin käyttö on kasvanut vuosien kuluessa.  Elektroniset materiaalit ovat syrjäyttäneet painetut aineistot. Keskustelut lähimpien työntekijöiden kanssa ovat kuitenkin säilyttäneet asemansa tiedon välityksessä.

Tutkimuksessa havaittiin, että työhön liittyvien haasteiden ratkaisemisessa ei juuri hyödynnetä ammatillisia järjestöjä eikä ammattiliittoja. Tärkeimmän verkoston muodostivat lähimmät kollegat, joiden puoleen ongelmatilanteissa ensiksi käännyttiin. Vesihuoltolaitoksen ulkopuoliset verkostot olivat laajat ja vakiintuneet, ja ne edustivat useita toimialoja. Jokaisella haastatellulla oli omiin työtehtäviin liittyvät kontaktiverkostonsa.

Tieteellisesti tämä tutkimus lisäsi ymmärrystä tietämyksenhallinnasta, hiljaisesta tiedosta, tiedon jakamisesta ja säilyttämisestä sekä verkostoitumisen tärkeydestä vesihuoltolaitoksilla. Tietämyksenhallinta edellyttää pitkäaikaista suunnittelua ja toimintoja. Tutkimus osoitti, että vesihuoltolaitosten johdon tulee ottaa vastuu tietämyksenhallinnasta ja luoda strategia ja tietämyksenhallinnan toimintokokonaisuudet. Tiedon jakamiselle on annettava aikaa ja tehokkaat välineet. Tärkeää on myös määritellä, mikä tieto on vesihuoltolaitoksen toiminnan kannalta merkittävää ja kriittistä sekä säilyttämisen arvoista.

Lisätietoja: Sirpa Sandelin, puh. 044 710 3227, , http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-15-3959-6 

www.tut.fi/rak
www.tut.fi/rak/ajankohtaista

Uutisen jättäjä: Elina Soininen
Uutisen päivittäjä: Tuuli Laukkanen
Asiasanat: tiede ja tutkimus, työssä tty:llä, näkyvyys ja viestintä, momentti, rakennustekniikka